Expert Board Office (m/w/d)

*Die Position bietet die Möglichkeit des mobilen Arbeitens, mit der Präsenz im Büro nach Absprache im Team.*

UNSER ANGEBOT

• Persönliche Benefits: Attraktive Vergütung, Bonussysteme, großzügige Reisevorteile, umfangreiche Health & Wellbeing Angebote uvm. 

• Flexibles Arbeiten: Wir glauben, dass Arbeit etwas ist, was man tut, und nicht wohin man geht. Wir fördern eine gesunde Work-Life-Balance mit einem dynamischen Arbeitsumfeld

• Eine Karriere zum Gestalten: Nutze den TUI Learning Hub, um dich weiterzuentwickeln und deine Ambitionen zu verwirklichen.

• Erweitere dein Netzwerk: Wir stehen für interkulturelle Zusammenarbeit und bieten die Möglichkeit der Arbeit in internationalen Projekten und Teams

• Gemeinschaft: Engagiere dich für wunderbare lokale Wohltätigkeits- und Nachhaltigkeitsinitiativen wie die TUI Care Foundation 

ZUR POSITION

• Eigenverantwortliche Organisation und Vorbereitung von Vorstands- und GEC-Sitzungen: selbstständige Ablaufplanung, Auswahl der Sitzungsorte und Hotelplanung sowie Bereitstellung der Unterlagen via Dokumentenmanagement-Tool (Diligent)

• Pflege der Standardagenda des Vorstands/GEC: Aktualisierung und Überwachung der Agenda, um sicherzustellen, dass alle Punkte korrekt und zeitgerecht aufgeführt sind 

• Unterstützung der Vorstandsmitglieder bei der Organisation von Meetings der TUI Group (GEC Strategy Offsite, Business Update, Agendaabstimmung, Locationscouting)

• Mitwirken bei der Vorbereitung und Organisation von Aufsichtsratssitzungen sowie selbstständige  Dokumentation der Sitzung sowie anschließende Nachbereitung 

• Eigenständige Abrechnung und Nachhalten der Vollständigkeit aller Aufsichtsrats-Gutschriften (Sitzungsgelder) sowie deren akkurate Erfassung in den Dokumentationsdateien

• Überwachung und Archivierung der vom Bereich Board Office verantworteten Kostenstellen, sowie die Ablage und Kommentierung relevanter Dokumente zur Vorbereitung der Kostenstellenprüfung

ZU DIR

• Kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Büromanagement oder Eventmanagement 

• Kenntnisse über Meetingorganisation (Teilnehmerhandling, Aufsetzen von Meetings, Hotelbuchungen, Transferen etc.)
• Erfahrung in der Prozessorganisation (einschl. Dokumentation, Terminkoordinationen)
• Kenntnisse in MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Anwenderkenntnisse von Dokumentenmanagement- und -verteilungssystemen (z.B. Diligent) wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse